ELECTRONIC DATA INTERCHANGE (EDI)

• Pengertian EDI

EDI merupakan kependekan dari Electronic Data Interchange. Dalam EDI ini dibuat berbagai standar pertukaran data dalam pembuatan PO (purchase order), shipping notice, invoice, payment dan lain sebagainya.  Dengan adanya EDI ini maka customer dapat membuat purchase order, di sisi vendor purchase order ini langsung bisa menjadi sales order, pada saat pengiriman shipping notice langsung dikirimkan ke pelanggan. Aplikasi yang ada di pelanggan langsung mengupdate ke dalam aplikasi ERP (Enterprise Resources Planning) mereka.

Dalam supply chain yang terintegrasi EDI akan membuat proses inventory menjadi sangat efisien. Pembeli datang ke toko, toko menscan barang yang dijual, pada saat scan langsung mengupdate inventory, posisi stock suatu barang kemudian diupdate ke vendor melalui EDI. 

Pada saat mencapai Reorder Point, maka akan digenerate Pourchase Order otomatis ke vendor melalui EDI. Vendor kemudian membuat langkah produksi untuk membuat barang dan mengirimkan barang ke pelanggan sehingga posisi stock barang di pelanggan aman.

Pada contoh di atas vendor dapat memantau stock barang yang dijualnya di retail milik pelanggan. Vendor kemudian akan melakukan aktivitas produksi sesuai posisi stock yang ada di pelanggan. Di sini vendor dapat lebih mudah membuat perencanaan produksi berdasarkan posisi stock di retail pelanggan. Di sisi pelanggan, pelanggan tidak membuat stok yang terlalu banyak, pelanggan hanya perlu stock misalnya untuk kebutuhan satu hari atau dua hari saja dengan demikian bisa mengantisipasi kebutuhan pembeli dan juga menekan biaya penyimpanan barang.

Teknologi EDI dapat membuat supply chain berjalan cepat, otomatis dan sedikit campur tangan manusia. Dengan otomatisasi ini maka mengurangi campur tangan manusia, pengurangan campur tangan manusia ini akan meningkatkan keakuratan dan mengurangi biaya sumber daya manusia. Penggunaan EDI ini akan meningkatkan daya siang, mengurangi biaya dan menambah kepuasan pelanggan.

• Manfaat EDI

1. Efisiensi Komparatif

Dengan bergabung dalam IOS, para mitra dagang dapat menyediakan barang dan jasa mereka dengan biaya yang lebih murah daripada pesaing. Perbaikan dalam efisiensi ini dapat berasal dari dalam dan berkaitan dengan organisasi lain.

• Efisiensi internal

Terdiri dari perbaikan-perbaikan dalam operasi perusahaan itu sendiri, sehingga memungkinkan perusahaan untuk mengumpulkan data lebih cepat, menganalisisnya lebih cepat, dan membuat keputusan lebih cepat.

• Efisiensi antar organisasi

Mencakup perbaikan-perbaikan yang diperoleh melalui kerjasama dengan perusahaan lain. Perbaikan ini memungkinkan perusahaan untuk menawarkan lebih banyak barang dan jasa, melayani lebih banyak pelanggan, memindahkan pekerjaan tertentu ke pelosok atau pelanggan, serta lebih mudah mengumpulkan data lingkungan.

2. Kekuatan Tawar Menawar

Kemampuan suatu perusahaan untuk menyelesaikan perselisihan dengan pemasok dan pelanggannya yang menguntungkan dirinya disebut kekuatan tawar menawar (bargaining power).

Keistimewaan produk yang unik, pemesanan lebih mudah, pengiriman yang lebih cepat, waktu respon atas permintaan informasi yang cepat.

Penurunan biaya yang berhubungan dengan pencarian, mengurangi biaya belanja dalam mencari pemasok, dapat mengindentifikasi prooduk alternatif dengan mendapatkan harga yang terendah.

Peningkatan biaya peralihan, perusahaan ingin jika pelanggan beralih ke pesaing maka biaya pemeliharaan menjadi mahal.

• Keuntungan EDI

EDI memperbaiki efisiensi juga menurunkan biaya dan juga keuntungan-keuntungan lain diantaranya: Bussiness survival Kebanyakan organisasi-organisasi besar menekan supplier-suppliernya untuk menggunakan EDI. EDI adalah metode yang diinginkan untuk melakukan bisnis di banyak industri, misalnya rail, automotive, chemical dan farmasi. Penghematan biaya EDI menekan biaya biaya dalam proses transaksi dan menaikkan efisiensi. Penghematan yang diperoleh dari EDI bisa bersumber dari berbagai bidang seperti: 

Pengurangan dalam pemrosesan dokumen (misalnya: mengetik kembali data yang sama/redundant data). Mengurangi staf sebagai hasil dari eliminasi data re-keying,koreksi kesalahan,dll. Penurunan tingkat inventory. Ini adalah hasil dari penurunan waktu proses transaksi dan eliminasi dari ketidakpastian seperti order delivery time. Penurunan biaya untuk penanganan spesial dan pos ekspres yang disebabkan keterlambatan dalam penerimaan dan proses yang tidak efisien dalam surat-menyurat. Penurunan penggunaan telepon. Penurunan biaya pos konvensional. Penurunan dalam pengeluaran biaya transpor. Memperbaiki service kepada pelanggan Memperbaiki relasi dengan suplier,pelanggan dan rekan dagang. Memperbaiki kemampuan untuk bersaing secara internasional, sebagai hasil dari penurunan waktu komunikasi dan penurunan kesalahan, waktu design dan pengembangan lebih lebih singkat. 

• Peluang EDI di Indonesia

Kita tidak dapat membantah bahwa salah satu dampak dari liberalisasi adalah semakin terintegrasi perekonomian negara kita dengan perekonomian global. Liberalisasi perdagangan yang disepakati melalui APEC, juga GATT, akan menuntut kita untuk selalu bersaing dengan pelaku-pelaku ekonomi dari negara lain. Untuk bisa menempatkan diri dalam tatanan ekonomi dunia, mau tidak mau kita harus meningkatkan efisiensi pelaku bisnis sebagaimana pelaku bisnis di negara lain. EDI bisa membantu kita meningkatkan efisiensi, karena komputerisasi transaksi bisnis dapat menyederhanakan dan mempercepat prosedur. Karena dunia bisnis tidak dapat melepaskan diri dari pemerintah, maka kesediaan pemerintah dalam penerapan EDI sangat penting, untuk memilih standar yang berlaku dan untuk menyediakan perangkat hukum yang diperlukan. Keberhasilan Singapura dalam menerapkan EDI dapat kita jadikan jadikan satu contoh. Saat ini pelabuhan Singapura menjadi pelabuhan tersibuk di dunia, fakta ini tentu tidak terlepaskan dari peran EDI yang sangat membantu transaksi bisnis di pelabuhan tersebut. Bila mengingat ketidakefisiennya selalu masalah dalam perekonomi kita, maka penerapan EDI dapat kita jadikan alternatif untuk mengatasi problema klasik permasalah ekonomi

 

Daftar Pustaka

 http://cuplis-cup.blogspot.co.id/2010/10/electronic-data-interchange.html

https://fardiansyah7fold.wordpress.com/electronic-data-interchange-edi-dan-information-organisation-system-ios/

http://proweb.co.id/articles/support/edi.html